Adeguamento GDPR per le aziende
di Gorizia e Monfalcone

No, non nel senso in cui lo si teme di solito: la Slovenia è nell’Unione europea e si applica lo stesso Regolamento, quindi non si tratta di un trasferimento verso un Paese terzo e non servono garanzie aggiuntive per il solo fatto di attraversare il confine. Restano invece da sistemare le cose ordinarie: informative anche in sloveno se è la lingua in cui parlate ai clienti, contratti con i fornitori che trattano dati per vostro conto e chiarezza su chi decide le finalità quando lavorate in coppia con una società dall’altra parte.

Dipende da chi decide finalità e mezzi. Se è la vostra azienda a stabilire quali dati raccogliere sugli operatori delle ditte in appalto e per quale scopo, siete titolari e rispondete voi; se invece li trattate seguendo le istruzioni del committente, il ruolo è diverso. Nella subfornitura isontina capita spesso che nessuno l’abbia mai messo per iscritto, ed è la prima cosa che chiariamo, perché da lì dipende chi deve informare le persone e chi risponde in caso di contestazione.

No, e proporre a una realtà di dieci persone lo stesso impianto di un gruppo industriale è il modo migliore per farlo abbandonare dopo tre mesi. Gli obblighi si dimensionano sul rischio dei trattamenti: per molte aziende locali si tratta di un registro essenziale, informative corrette, qualche nomina e due o tre interventi sui sistemi. Il lavoro serio sta nel capire cosa in quel caso specifico può fare danno, non nel produrre carta.

Sì. Costruiamo abitualmente siti e piattaforme multilingua italiano-sloveno-inglese e gestiamo progetti per realtà che operano su entrambi i lati del confine. Sul piano tecnico non cambia nulla; sul piano fiscale e contrattuale ci coordiniamo con il vostro commercialista.

Dalla mappatura, non dai documenti. Guardiamo quali dati personali trattate davvero e con quali strumenti: gestionale, email, cloud, fornitori esterni. Da lì nasce tutto il resto: registro, informative, nomine e la lista degli interventi tecnici. Partire dai moduli scaricati da internet è il modo più veloce per ritrovarsi con un raccoglitore che descrive un’azienda diversa dalla vostra.

La facciamo noi, ed è il motivo per cui siamo su questa pagina invece che in uno studio. Cancellazione selettiva dei dati, log degli accessi, tempi di conservazione, esportazioni: sono modifiche al software, non paragrafi da scrivere. Nell’isontino il caso tipico è il gestionale di commessa che conserva anagrafiche di operatori e ditte in appalto senza che nessuno abbia mai deciso per quanto tempo.

La ricognizione e la gap analysis richiedono di norma da tre a sei settimane, in base a quanti sistemi e fornitori ci sono di mezzo. Alla fine avete la mappa dei trattamenti, il registro, le informative, le nomine e, separata, la lista degli interventi tecnici con priorità e stima. Quella lista potete farla implementare a noi o a chi già mantiene i vostri sistemi: è scritta per essere eseguibile da chiunque.