Consulenza GDPR per chi produce
in provincia di Udine

No, e in provincia di Udine è uno dei punti che troviamo più spesso irrisolto. Quando un impianto può consentire un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, prima ancora del GDPR interviene l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, che richiede un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato: senza uno dei due l’impianto è installato irregolarmente, per quanto ben scritto sia il cartello all’ingresso. Poi vanno definiti chi può rivedere le immagini, per quanto tempo restano e come si dimostra chi vi ha acceduto: quest’ultima parte è configurazione del sistema, non un documento.

Sì: quel fornitore tratta dati dei vostri dipendenti per vostro conto, quindi serve un accordo scritto che dica cosa può farci, con quali misure di sicurezza e attraverso quali eventuali sub-fornitori. È un documento che molti fornitori hanno già pronto e che basta richiedere, ma va anche letto: capita che descriva conservazioni molto più lunghe di quelle che vi servono, e quello che è scritto lì vale per i vostri dati.

I dati personali che lo riguardano e le informazioni previste sul trattamento, entro un mese. Nella pratica il problema non è giuridico ma tecnico: quei dati stanno in cinque posti diversi, tra presenze, paghe, gestionale, posta e magari le telecamere, e nessun sistema li estrae insieme. Per questo la funzione di esportazione è uno dei primi interventi che mettiamo in lista: senza, ogni richiesta diventa mezza giornata di lavoro manuale.

Sì. Dalla sede operativa di Trieste il capoluogo friulano è a circa un’ora, e raggiungiamo senza problemi anche la Carnia e la Bassa. Gli incontri di analisi e le tappe importanti del progetto le facciamo di persona; il resto in videocall, per non far perdere tempo a nessuno.

Dalla mappatura, non dai documenti. Guardiamo quali dati personali trattate davvero e con quali strumenti: gestionale, email, cloud, fornitori esterni. Da lì nasce tutto il resto: registro, informative, nomine e la lista degli interventi tecnici. Partire dai moduli scaricati da internet è il modo più veloce per ritrovarsi con un raccoglitore che descrive un’azienda diversa dalla vostra.

La facciamo noi, ed è il motivo per cui siamo su questa pagina invece che in uno studio. Cancellazione selettiva dei dati, log degli accessi, tempi di conservazione, esportazioni: sono modifiche al software, non paragrafi da scrivere. In provincia di Udine il caso tipico è lo stabilimento con badge, videosorveglianza e gestionale delle presenze che dialogano male fra loro e conservano tutto per sempre.

La ricognizione e la gap analysis richiedono di norma da tre a sei settimane, in base a quanti sistemi e fornitori ci sono di mezzo. Alla fine avete la mappa dei trattamenti, il registro, le informative, le nomine e, separata, la lista degli interventi tecnici con priorità e stima. Quella lista potete farla implementare a noi o a chi già mantiene i vostri sistemi: è scritta per essere eseguibile da chiunque.