Consulenza GDPR per i fornitori
del pordenonese

Prima si separano le domande dalle risposte che già esistono. Di solito una metà del questionario riguarda documenti che potreste avere già: registro, informative, nomine, elenco dei fornitori. L’altra metà riguarda comportamenti dei sistemi: come cancellate un dato, come sapete chi vi ha acceduto, per quanto tempo lo conservate. La prima metà si chiude in fretta con il lavoro documentale; la seconda è quella che fa perdere le forniture, perché richiede modifiche al gestionale. Le affrontiamo insieme, così la risposta che firmate corrisponde a quello che il sistema fa davvero.

Prima va letta, perché con la firma vi assumete obblighi precisi: trattare i dati solo secondo le sue istruzioni, adottare le misure di sicurezza indicate, farvi autorizzare i sub-fornitori, assisterlo nelle richieste degli interessati e restituire o cancellare i dati alla fine. Capita che il testo proposto contenga impegni sproporzionati rispetto a quello che effettivamente fate, o termini di risposta impossibili per una struttura piccola. Sono punti negoziabili, e conviene farlo prima e non quando arriva la prima richiesta.

In parte. Se trattate quei dati solo per eseguire la lavorazione e secondo le sue istruzioni, il titolare resta lui e le scelte di fondo sono sue. Restano però obblighi vostri e ben concreti: sicurezza dei sistemi su cui i dati transitano, riservatezza di chi vi accede, notifica tempestiva al committente in caso di violazione e divieto di usarli per altre finalità, compresa la più tentante, cioè contattare per conto proprio i clienti finali che si sono conosciuti lavorando.

Lavoriamo dalla sede operativa di Trieste, circa un’ora e un quarto di strada. Concentriamo le visite in giornate di analisi complete in azienda, più efficaci di tante riunioni brevi, e portiamo avanti il progetto con demo ogni due settimane in videocall. Nessun costo di trasferta a carico vostro.

Dalla mappatura, non dai documenti. Guardiamo quali dati personali trattate davvero e con quali strumenti: gestionale, email, cloud, fornitori esterni. Da lì nasce tutto il resto: registro, informative, nomine e la lista degli interventi tecnici. Partire dai moduli scaricati da internet è il modo più veloce per ritrovarsi con un raccoglitore che descrive un’azienda diversa dalla vostra.

La facciamo noi, ed è il motivo per cui siamo su questa pagina invece che in uno studio. Cancellazione selettiva dei dati, log degli accessi, tempi di conservazione, esportazioni: sono modifiche al software, non paragrafi da scrivere. Nel pordenonese la richiesta arriva quasi sempre dal committente: un grande gruppo manda il questionario fornitori e chiede evidenze che il gestionale, così com’è, non riesce a produrre.

La ricognizione e la gap analysis richiedono di norma da tre a sei settimane, in base a quanti sistemi e fornitori ci sono di mezzo. Alla fine avete la mappa dei trattamenti, il registro, le informative, le nomine e, separata, la lista degli interventi tecnici con priorità e stima. Quella lista potete farla implementare a noi o a chi già mantiene i vostri sistemi: è scritta per essere eseguibile da chiunque.